Çalışan anketi için üç temel seçenek vardır: kurum içi genel form araçları (Google Forms, Microsoft Forms gibi), çalışan anketi yazılımları (anketi kendinizin kurup yönettiği platformlar) ve araştırma şirketleri (metodolojiden aksiyon planına kadar süreci uçtan uca yürüten bağımsız firmalar). Yazılım, sık yapılan kısa anketler ve güçlü bir iç analiz ekibi için hızlı ve ekonomiktir. Araştırma şirketi ise güvenin, analiz derinliğinin ve aksiyon desteğinin kritik olduğu yıllık kapsamlı anketlerde öne çıkar.
- Çalışan anketi için üç temel seçenek vardır: kurum içi genel form araçları, çalışan anketi yazılımları ve araştırma şirketleri.
- Yazılım, sık yapılan nabız anketleri ve güçlü bir iç analiz ekibi olan kurumlar için hızlı ve ekonomik bir çözümdür.
- Araştırma şirketi; ilk kez yapılan, güvenin kritik olduğu, saha çalışanı yoğun ya da derinlemesine analiz ve aksiyon desteği gereken anketlerde öne çıkar.
- Birçok kurum için en verimli model, yıllık anketi bir araştırma şirketiyle, ara dönem nabız anketlerini bir platform üzerinden yürütmektir.
Şeffaf olalım: Digital Institute olarak araştırma şirketi tarafındayız. Bu yazıda iki seçeneği de, sahada gördüğümüz güçlü ve zayıf yanlarıyla dengeli anlatmaya çalıştık.
Üç seçenek kısaca
- Kurum içi genel form araçları: Ücretsiz ya da mevcut lisanslarla kullanılabilir, hızlıdır. Ancak çalışan anketine özgü özellikler (anonim raporlama eşikleri, demografik kırılımlar, endeks hesaplamaları, yönetici raporları) yoktur. Anketi İK'nın kendisinin yürütmesi, çalışanların anonimliğe güvenini de zayıflatabilir.
- Çalışan anketi yazılımları: Hazır soru kütüphaneleri, anonimlik ayarları, otomatik raporlar ve çoğu zaman nabız anketi özellikleri sunar. Kurum anketi kendi kurar, dağıtır ve sonuçları yorumlar.
- Araştırma şirketleri: Soru setinin kuruma göre tasarlanmasını, uygulamayı, veri analizini, raporlamayı, yönetime sunumu ve aksiyon planlama desteğini üstlenir. Bağımsız bir taraf olduğu için çalışanlar nezdinde anonimlik güvencesi verir.
Karşılaştırma
| Anket yazılımı | Araştırma şirketi | |
|---|---|---|
| Soru seti ve metodoloji | Hazır kütüphane; uyarlama kurumun sorumluluğunda | Kuruma göre tasarlanır, güvenilirliği test edilmiş ölçeklerle kurulur |
| Anonimlik algısı | Teknik olarak güvence verilir ama anketi kurum yönettiği için çalışanlar şüphe duyabilir | Bağımsız üçüncü taraf olduğu için güven genellikle daha yüksektir |
| Analiz derinliği | Hazır raporlar ve panolar; ileri analiz iç ekibe kalır | Etki analizi, kırılım analizleri, açık uçlu yorumların kategorize edilmesi |
| Kıyaslama (benchmark) | Bazı platformlar sunar; kapsamı değişir | Şirketin kendi veri tabanındaki benzer kurumlarla kıyaslama |
| Aksiyon desteği | Genellikle aksiyon takip araçları; içerik kurumun | Öncelik belirleme, yönetici atölyeleri ve aksiyon planlama desteği |
| Saha ve mavi yaka erişimi | Çoğunlukla e-posta ve mobil | Kâğıt, kiosk, SMS, QR kod gibi hibrit uygulamalar |
| Hız ve sıklık | Çok hızlı; sık nabız anketleri için ideal | Yıllık kapsamlı anket için hazırlık süresi daha uzun |
| Maliyet yapısı | Genellikle yıllık lisans; iç ekip zamanı ayrıca | Proje bazlı ücret; iç ekip yükü daha düşük |
| İç kaynak ihtiyacı | Soru tasarımı, uygulama takibi, analiz ve sunum için yüksek | Koordinasyon ve karar alma için daha düşük |
Ne zaman anket yazılımı yeterlidir?
- Sık ve kısa anketler yapacaksanız: Yıl içinde düzenli nabız anketleri ve eNPS takibi için yazılım hızlı ve ekonomiktir.
- İçeride güçlü bir analiz ekibiniz varsa: People analytics ya da İK analitiği ekibiniz soru tasarımını, analizi ve yorumlamayı üstlenebiliyorsa yazılım bu ekibe iyi bir araç olur.
- Anket kültürünüz oturmuşsa: Çalışanların ankete ve anonimliğe güvendiği, sonuçların düzenli olarak paylaşılıp aksiyona dönüştüğü bir kurumda, aracı yönetmek daha kolaydır.
- Kurumunuz küçük ve tek lokasyonluysa: Demografik kırılımların az, uygulama lojistiğinin basit olduğu durumlarda yazılım yeterli olabilir.
Ne zaman araştırma şirketi daha doğru tercihtir?
- İlk kez kapsamlı bir anket yapıyorsanız: Doğru soru setini kurmak, endeksi tanımlamak ve sonraki yıllar için sağlam bir başlangıç noktası oluşturmak uzmanlık ister.
- Anonimliğe güven kritikse: Yakın zamanda yeniden yapılanma, işten çıkarma, birleşme ya da yönetim değişikliği yaşandıysa çalışanlar kurumun yönettiği bir ankete dürüst cevap vermekte çekinebilir. Bağımsız bir firma bu çekinceyi azaltır. Bu konuyu sessiz çoğunluğu konuşturmak yazımızda ayrıntılı ele aldık.
- Saha ve mavi yaka çalışanınız çoksa: Kurumsal e-postası olmayan çalışanlara ulaşmak, kâğıt ve dijital kanalları birlikte yönetmek ciddi bir operasyon gerektirir.
- Derinlemesine analiz ve kıyaslama istiyorsanız: Bağlılığı en çok hangi alanların etkilediğini gösteren etki analizi, açık uçlu yorumların sistematik analizi ve benzer kurumlarla kıyaslama, sonuçları aksiyona dönüştürmeyi kolaylaştırır.
- Sonuçları üst yönetime ve yöneticilere taşımak gerekiyorsa: Dış bir uzmanın sunumu, bulguların "İK'nın yorumu" olarak değil, bağımsız bir tespit olarak algılanmasını sağlar.
- İK ekibinizin zamanı sınırlıysa: Yıllık anket birkaç aya yayılan bir süreçtir; bunu mevcut iş yüküne eklemek hem anketi hem diğer İK projelerini zorlar.
Hibrit model: İkisini birlikte kullanmak
Birçok kurum için en verimli model, yıllık kapsamlı anketi bir araştırma şirketiyle yürütüp yıl içindeki nabız anketlerini bir platform üzerinden yapmaktır. Böylece yıllık ankette sağlam bir ölçüm ve öncelikli aksiyon alanları belirlenir, ara dönemde de bu aksiyonların etkisi hızlı ve ekonomik şekilde izlenir. Bazı araştırma şirketleri bu iki ihtiyacı kendi platformlarıyla birlikte karşılar.
Bu modelde dikkat edilmesi gereken nokta, nabız anketlerinde yıllık anketteki endeks önermelerinin ve ölçeğin aynen kullanılmasıdır; aksi halde iki ölçümü birbiriyle karşılaştıramazsınız.
Toplam maliyeti doğru hesaplayın
Karşılaştırma yaparken yalnızca lisans bedelini ya da proje ücretini değil, toplam maliyeti hesaba katın:
- Soru setini tasarlamak ve kurum diline uyarlamak için harcanan zaman
- Uygulama süresince katılımı takip etmek, hatırlatmaları ve saha lojistiğini yönetmek
- Veriyi temizlemek, analiz etmek ve açık uçlu yorumları okumak
- Kurum, departman ve yönetici bazında rapor ve sunum hazırlamak
- Aksiyon planlama atölyelerini tasarlamak ve yürütmek
Yazılım tercih edildiğinde bu işlerin büyük kısmı İK ekibinde kalır. Yılda bir yapılan kapsamlı bir ankette bu iç maliyet, iki seçenek arasındaki fiyat farkını önemli ölçüde kapatabilir.
Karar vermeden önce sorulacak sorular
Hangi seçeneği değerlendiriyor olursanız olun, şu soruların cevabını netleştirin:
- Sonuçları hangi seviyeye kadar (kurum, departman, yönetici) raporlayacaksınız ve en küçük raporlama grubu kaç kişi olacak?
- Çalışanlarınızın anonimliğe güveni ne seviyede?
- Soru setini kim tasarlayacak ve güvenilirliğini kim test edecek?
- Sonuçları kim analiz edecek, kim yorumlayacak ve yönetime kim sunacak?
- Kurumsal e-postası olmayan çalışanlarınıza nasıl ulaşacaksınız?
- Sonuçlarınızı benzer kurumlarla kıyaslamaya ihtiyacınız var mı?
- Çalışan verileri nerede saklanacak, kimler erişebilecek ve KVKK kapsamındaki yükümlülükler (aydınlatma, veri işleyen sözleşmesi, yurt dışına aktarım şartları) nasıl karşılanacak?
Araştırma şirketiyle ilerlemeye karar verdiyseniz, firmaları değerlendirirken nelere bakmanız gerektiğini çalışan memnuniyeti ve bağlılığı anketi için firma seçerken nelere dikkat edilmeli yazımızda anlattık. Anketi kendiniz yürütmeye karar verdiyseniz çalışan bağlılığı anketi nasıl hazırlanır rehberimiz adım adım yol gösterir.
Sık sorulan sorular
Çalışan anketini kurum içinde Google Forms veya benzeri bir araçla yapmak doğru mu?
Küçük ve hızlı bir nabız yoklaması için yeterli olabilir. Ancak kapsamlı bir bağlılık anketinde çalışanların anonimliğe güveni, soruların güvenilirliği, demografik kırılımlarda anonimliğin korunması ve sonuçların analizi genel form araçlarıyla zorlaşır; bu da cevapların dürüstlüğünü ve sonuçların değerini düşürür.
Araştırma şirketi ile anket yazılımı arasındaki temel fark nedir?
Yazılım, anketi kurmanız, dağıtmanız ve sonuçları görmeniz için bir araç sunar; soru tasarımı, analiz ve yorumlama büyük ölçüde sizin sorumluluğunuzdadır. Araştırma şirketi ise metodolojiyi, soru setini, uygulamayı, analizi, raporlamayı ve çoğu zaman aksiyon planlama desteğini uçtan uca üstlenir.
Hangisi daha ucuz?
Lisans bedeli olarak yazılım genellikle daha ekonomiktir. Ancak toplam maliyete İK ekibinin soru tasarımı, uygulama takibi, analiz ve raporlama için harcayacağı zaman da eklenmelidir. Yılda bir yapılan kapsamlı ankette bu iç maliyet, aradaki farkı önemli ölçüde kapatabilir.
İkisi birlikte kullanılabilir mi?
Evet. Birçok kurum yıllık kapsamlı anketi bir araştırma şirketiyle yürütüp yıl içindeki nabız anketlerini bir platform üzerinden yapar. Bazı araştırma şirketleri de kendi platformlarını bu hizmetle birlikte sunar.
