Çalışan anketlerinde segmentasyon, anket sonuçlarını departman, lokasyon, unvan seviyesi, yaka tipi, kıdem gibi çalışan gruplarına ayırarak incelemektir. Kurum ortalaması çoğu zaman birbirinden çok farklı deneyimleri tek bir sayıda birleştirir; segmentasyon bu farkları ortaya çıkarır ve aksiyonların doğru gruplara yönelmesini sağlar. Doğru bir segmentasyon için üç şey gerekir: az ama anlamlı kırılımlar, her kırılımda anonimliğin korunması ve farkların grup büyüklüğü dikkate alınarak yorumlanması.
- Segmentasyon, anket sonuçlarını çalışan gruplarına ayırarak incelemektir; kurum ortalamasının gizlediği farkları ortaya çıkarır.
- Kırılım seçerken iki soru sorun: Bu kırılım analizde gerçekten kullanılacak mı ve sonucuna göre bir aksiyon alınabilecek mi?
- Her kırılımda en küçük raporlama grubu kuralı uygulanmalı; kırılımların birleşimi anonimliği zedelememelidir.
- Küçük gruplar arasındaki birkaç puanlık farklar çoğu zaman tesadüftür; farkı yorumlamadan önce grup büyüklüğüne bakın.
Ortalama neyi gizler?
Bir kurumun bağlılık sonucunun %68 olduğunu düşünelim. Bu sayı makul görünebilir. Ancak sonuçlar yaka tipine göre ayrıldığında ofis çalışanlarında %78, üretim çalışanlarında %52 çıkıyorsa, kurumun asıl gündemi bambaşkadır. Üstelik üretim çalışanları kurumun çoğunluğunu oluşturuyorsa, kurum genelinde atılacak genel adımlar bu grubun sorunlarını çözmeye yetmeyecektir.
Segmentasyon şu sorulara cevap verir:
- Sorun kurumun geneline mi yayılmış, yoksa belirli bir grupta mı yoğunlaşmış?
- Hangi grupların ihtiyaçları birbirinden farklı?
- Bir alanda (örneğin kariyer gelişimi) en düşük puanı hangi grup veriyor?
- Bir önceki yıldan bu yana hangi grupta değişim oldu?
En sık kullanılan kırılımlar
| Kırılım | Ne gösterir? | Dikkat edilmesi gereken |
|---|---|---|
| Departman / birim | Birime özgü yönetim, iş yükü ve süreç sorunları | Küçük birimler üst birimle birleştirilmeli |
| Lokasyon | Şube, fabrika veya bölge bazında farklar | Küçük lokasyonlar bölge düzeyinde raporlanabilir |
| Unvan seviyesi | Yönetici ve çalışan algısı arasındaki fark | Üst yönetim grubu çoğu zaman tek başına raporlanamayacak kadar küçüktür |
| Yaka tipi | Ofis ve saha çalışanlarının farklı deneyimi | Saha çalışanlarının katılımı ayrıca takip edilmeli |
| Kıdem | İlk yıl deneyimi ve uzun süreli çalışanların beklentileri | Tam yıl yerine aralıklarla sorulmalı (1 yıldan az, 1–3, 3–5, 5–10, 10+) |
| Çalışma modeli | Ofis, hibrit ve uzaktan çalışanlar arasındaki fark | Kurumda farklı modeller varsa anlamlıdır |
| Yaş aralığı | Kuşaklar arası beklenti farkları | Geniş aralıklarla sorulmalı; çoğu zaman kıdemle birlikte okunmalı |
| Cinsiyet | Fırsat eşitliği ve kapsayıcılık algısı | Hassas bir kırılımdır; "belirtmek istemiyorum" seçeneği eklenmeli |
Kurumunuzun gündemine göre istihdam türü (kadrolu, sözleşmeli), vardiya veya işe giriş yılı gibi kırılımlar da eklenebilir. Gizli (kimlik numarasıyla eşleştirilen) anketlerde performans grubu ya da yetenek havuzu gibi İK verileriyle de kırılım yapılabilir; ancak bu durumda eşleştirmeyi bağımsız bir tarafın yapması ve kurumun bireysel cevaplara erişmemesi şarttır.
Doğru kırılımlar nasıl seçilir?
Her kırılım için kendinize iki soru sorun:
- Bu kırılımı analizde gerçekten kullanacak mıyız? "Belki ileride işe yarar" diye eklenen kırılımlar anketi uzatır ve anonimliği zayıflatır.
- Sonucuna göre bir aksiyon alabilecek miyiz? Bir grupta düşük çıkan sonuca göre o gruba özel bir adım atamayacaksanız, o kırılımın değeri sınırlıdır.
Pratikte 4–6 kırılım çoğu kurum için yeterlidir. Kırılımları belirlerken organizasyon yapısının güncel olduğundan emin olun; anket sırasında yeniden yapılanan birimler, sonuçların yanlış gruplara atanmasına yol açabilir.
Demografik bilgiler iki şekilde toplanabilir: çalışana sorarak ya da İK sisteminden alarak. Çalışana sormak anonimliği en güçlü şekilde korur ama bazı çalışanlar soruları boş bırakabilir ya da yanlış cevaplayabilir. İK sisteminden almak anketi kısaltır ve veriyi daha doğru kılar; ancak bu yöntem gizli anket modelini gerektirir. İki modelin farkını çalışan anketlerinde anonimlik ve KVKK yazımızda anlattık.
Anonimliği korumak
Segmentasyon, anonimliğin en kolay zedelendiği yerdir:
- En küçük raporlama grubu: Her kırılımda, belirli bir kişi sayısının (çoğu kurumda 5) altındaki grupların sonuçlarını raporlamayın. Bu grupları bir üst birimle ya da "diğer" grubuyla birleştirin.
- Kırılım birleşimleri: Departman × kıdem × yaş gibi çoklu kırılımlarda gruplar hızla küçülür. Çoklu kırılımları yalnızca gruplar yeterince büyükse kullanın.
- Fark yoluyla çıkarım: Bir grubun toplam sonucu ile alt gruplarının sonuçları birlikte raporlandığında, raporlanmayan küçük bir grubun sonucu hesaplanabilir hale gelmemelidir.
- Hassas kırılımlar: Cinsiyet, yaş ve özellikle sağlık durumu gibi kırılımlarda daha yüksek bir raporlama sınırı kullanmayı düşünün. Engellilik gibi sağlıkla ilgili bilgiler KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayıldığından ayrıca dikkat gerektirir.
Segment sonuçları nasıl analiz edilir?
Isı haritası
Segment analizinin en kullanışlı aracı ısı haritasıdır: Satırlarda anket kategorileri, sütunlarda çalışan grupları yer alır ve her hücre o grubun o kategorideki olumlu cevap oranını gösterir. Hücreler, kurum ortalamasından ne kadar saptıklarına göre renklendirilir. Böylece hangi grubun hangi alanda geride kaldığı tek bakışta görünür.
| Kategori | Kurum geneli | Ofis | Saha | Kıdem 1 yıldan az |
|---|---|---|---|---|
| Bağlılık endeksi | %68 | %78 | %52 | %74 |
| Yönetici | %72 | %80 | %61 | %79 |
| Kariyer ve gelişim | %55 | %63 | %41 | %70 |
| İş yükü ve denge | %60 | %58 | %63 | %66 |
Tablodaki değerler örnek amaçlıdır.
Bu örnekte saha çalışanlarının neredeyse tüm alanlarda geride olduğu, özellikle kariyer ve gelişimde ciddi bir fark bulunduğu görülüyor. İş yükü ve denge alanında ise saha çalışanları ofis çalışanlarından daha olumlu. Yeni başlayanların ise genel olarak olumlu olduğu, bu olumlu tablonun ilerleyen yıllarda korunup korunmadığının izlenmesi gerektiği anlaşılıyor.
Farkın anlamlı olup olmadığına bakın
İki grup arasındaki fark her zaman gerçek bir fark değildir. Küçük gruplarda birkaç kişinin cevabı sonucu belirgin şekilde değiştirir. Kabaca bir kural olarak, 50 kişilik bir grubun sonucu tesadüfen ±10 puandan fazla oynayabilirken, birkaç yüz kişilik gruplarda bu oynama birkaç puana iner. Bu yüzden:
- Raporlarda her grubun yanında cevap veren kişi sayısını gösterin.
- Küçük gruplar arasındaki birkaç puanlık farkları yorumlamaktan kaçının.
- Önemli kararlar için istatistiksel anlamlılık testlerinden yararlanın.
Etki analizini segment bazında yapın
Bağlılığı en çok etkileyen alanlar her grupta aynı olmayabilir. Ofis çalışanları için kariyer gelişimi öne çıkarken, saha çalışanları için yöneticiyle ilişki ya da çalışma koşulları daha belirleyici olabilir. Etki analizini segment bazında yapmak, her gruba uygun aksiyonları belirlemeyi sağlar.
Kompozisyon etkisine dikkat edin
Kurum genelindeki sonuç, gruplar değişmese bile grupların ağırlığı değiştiği için değişebilir. Örneğin bir yıl içinde saha çalışanı sayısı arttıysa, her grubun sonucu aynı kalsa bile kurum ortalaması düşer. Kurum genelindeki bir değişimi yorumlamadan önce, grupların sonuçlarının mı yoksa grupların dağılımının mı değiştiğine bakın.
Sık yapılan hatalar
- Çok fazla kırılım: Anketi uzatır, grupları küçültür ve anonimliği zayıflatır.
- Grupları yarıştırmak: Birimleri ya da yöneticileri sonuçlarına göre sıralayıp ilan etmek, bir sonraki ankette baskıya ve dürüst olmayan cevaplara yol açar.
- Küçük farkları abartmak: Grup büyüklüğüne bakmadan yorumlanan farklar, yanlış gruplara yanlış aksiyonlar alınmasına neden olur.
- Yalnızca en düşük grubu konuşmak: En yüksek sonuç alan gruplar, neyin işe yaradığını anlamak için en az onlar kadar değerlidir.
- Kırılımları her yıl değiştirmek: Organizasyon değişse bile mümkün olduğunca karşılaştırılabilir kırılımlar kullanın.
Segment sonuçlarını aksiyona dönüştürürken her grubun kendi önceliklerine odaklanın. Bunun için memnuniyet anketi sonuçlarını şirket kültürüne dönüştürmek yazımızdaki önerilerden yararlanabilirsiniz. Anketi kurgularken kırılımları nasıl planlayacağınızı da çalışan bağlılığı anketi nasıl hazırlanır rehberimizde anlattık.
Sık sorulan sorular
Çalışan anketinde hangi demografik kırılımlar kullanılmalı?
En sık kullanılan kırılımlar departman, lokasyon, unvan seviyesi, yaka tipi ve kıdemdir. Çalışma modeli (ofis, hibrit, uzaktan), yaş aralığı ve cinsiyet de kurumun gündemine göre eklenebilir. Yalnızca analizde kullanılacak ve sonucuna göre aksiyon alınabilecek kırılımları seçin.
Kaç demografik soru sorulmalı?
Genellikle 4–6 kırılım yeterlidir. Kırılım sayısı arttıkça anket uzar, gruplar küçülür ve kırılımların birleşimi kimliği ele vermeye başlar.
Demografik bilgiler çalışana mı sorulmalı, İK sisteminden mi alınmalı?
İkisi de mümkündür. Çalışana sormak anonimliği en güçlü şekilde korur ama yanlış veya boş cevaplar olabilir. İK sisteminden almak daha doğru ve kısa bir anket sağlar; ancak bu durumda eşleştirmenin bağımsız bir tarafça yapılması ve kurumun bireysel cevaplara erişememesi gerekir.
İki grup arasındaki farkın anlamlı olup olmadığı nasıl anlaşılır?
Grup büyüklüğüne bakın. 50 kişilik iki grup arasındaki 5 puanlık fark çoğu zaman tesadüf olabilirken, birkaç yüz kişilik gruplar arasındaki aynı fark gerçek bir farka işaret eder. Kesin değerlendirme için istatistiksel anlamlılık testleri kullanılır.
