Çoğu kurumda anketle ilgili resmi bir açıklama ve bir de koridorlarda dolaşan bir hikâye vardır. Resmi açıklama "Anketimiz anonimdir, görüşleriniz bizim için değerlidir" der. Koridordaki hikâye ise başkadır: "Geçen sene muhasebede biri yoruma yöneticisinin adını yazmış, sonra herkesi tek tek çağırmışlar."
- Anket mitleri, anketle ilgili bilgi boşluklarını çalışanların kendi tahminleriyle doldurmasından doğar. Sonuçların paylaşılmadığı, bir yorumun "sahibinin arandığı" tek bir olay bile yıllarca konuşulan bir hikâyeye dönüşebilir.
- Her mitin arkasında gerçek bir kaygı vardır: tanınma korkusu, boşuna zaman harcama hissi ya da cezalandırılma endişesi. Mitle tartışmak yerine bu kaygıya cevap vermek gerekir.
- Anket kültürünü değiştirmenin anahtarı açık iletişimdir: geçmişteki eksikleri kabul etmek, anonimliğin kurallarını açıkça yazmak, ne yapıldığını ve ne yapılamadığını düzenli olarak anlatmak.
- Anket kültürü tek bir anketle değişmez. Genellikle iki üç anket döngüsü boyunca tutarlı davranmak gerekir; değişim katılım oranında, yorum sayısında ve sonuçlara duyulan güvende izlenebilir.
Bu hikâyenin doğru olup olmadığı çoğu zaman önemli değildir. Çalışanlar ona inanıyorsa ankete nasıl katılacaklarını o belirler. Bu yazıda geçmiş anketlerin şirket içinde bıraktığı mitlerin nasıl oluştuğunu, en yaygın mitleri ve arkalarındaki gerçek kaygıları, ve açık iletişimle anket kültürünün nasıl değiştirilebileceğini anlatıyoruz.
Anket mitleri nasıl oluşur?
Anket mitleri genellikle üç kaynaktan beslenir:
- Bilgi boşlukları. Anketi kimin yaptığı, sonuçları kimin gördüğü ve ne için kullanıldığı anlatılmadığında çalışanlar bu boşluğu kendi tahminleriyle doldurur. Tahminler de genellikle karamsardır.
- Tek bir olay. Bir yöneticinin ekip toplantısında "Bu yorumu kim yazdı?" diye sorması ya da sonuçlardan sonra bir ekibe baskı yapılması, yıllarca anlatılan bir hikâyeye dönüşebilir. Olay bir kez yaşanır, hikâye her ankette yeniden anlatılır.
- Sessizlik. Anket yapılır, sonuçlar paylaşılmaz, bir şey değişmez. Kimse "anketin bir anlamı yok" demese bile çalışanlar bu sonuca kendileri varır.
Mitler kendi kendini besler. Ankete güvenmeyen çalışanlar katılmaz ya da "güvenli" cevaplar verir. Sonuçlar gerçeği yansıtmadığı için anlamlı aksiyonlar alınamaz. Aksiyon alınmadığı için de mit güçlenir.
En yaygın 8 anket miti ve arkalarındaki kaygı
Mitlerle tartışmak çoğu zaman işe yaramaz. "Hayır, öyle bir şey yok" demek, çalışanın kaygısını gidermez. Her mitin arkasındaki kaygıyı anlamak ve o kaygıya somut bir cevap vermek gerekir.
1. "Zaten hiçbir şey değişmiyor."
Arkasındaki kaygı: Boşuna zaman harcamak, sesinin duyulmaması.
Bu, en yaygın ve en zor değiştirilen mittir; çünkü çoğu zaman bir gerçeğe dayanır. Ya gerçekten bir şey değişmemiştir ya da değişenlerin anketle bağlantısı kurulmamıştır.
Ne yapılmalı: Önceki anketten sonra yapılanları somut örneklerle anlatın ve her birinin hangi anket sonucuna cevap olduğunu söyleyin. Yapılmayanları da kabul edin.
2. "Bağlantıda adım var, kim olduğumu biliyorlar."
Arkasındaki kaygı: Cevapların kişiyle eşleştirilmesi.
Kişiye özel bağlantılar teknik olarak bir eşleştirme içerir; bu yüzden bu kaygı tamamen yersiz değildir. Önemli olan, bu eşleştirmenin kimde durduğu ve şirketle paylaşılıp paylaşılmadığıdır.
Ne yapılmalı: Bağlantının neden kişiye özel olduğunu (tek kez doldurma, kaldığı yerden devam etme) ve eşleştirmenin yalnızca anket firmasında kaldığını açıkça anlatın. Anonim ve gizli anket arasındaki farkı çalışan anketlerinde anonimlik yazımızda ele aldık.
3. "Yorumlardan kim yazdığını buluyorlar."
Arkasındaki kaygı: Açık uçlu yorumların kimliği ele vermesi.
Bu kaygı da gerçek bir riske dayanır. Bir yorumda geçen bir olay ya da kullanılan bir ifade, küçük bir ekipte kimin yazdığını tahmin ettirebilir.
Ne yapılmalı: Yorumların raporlanmadan önce isim ve kimliği belli edecek ayrıntılardan temizlendiğini anlatın. Yöneticilerin yorumların sahibini tahmin etmeye çalışmayacağını ve bunu sormayacağını açıkça taahhüt edin.
4. "Düşük puan veren ekip cezalandırılıyor."
Arkasındaki kaygı: Olumsuz geri bildirimin ekibe ya da kişiye bedel ödetmesi.
Bu mit çoğunlukla, düşük sonuç alan bir yöneticinin ekibine tepki göstermesi gibi gerçek bir olaydan doğar.
Ne yapılmalı: Sonuçları cezalandırma değil iyileştirme aracı olarak kullanın ve yöneticilerin sonuçları ekipleriyle nasıl konuşacağına dair net bir çerçeve çizin. Kurumun kötü sonuca nasıl yaklaştığını çalışan anketi sonuçları kötü çıktığında ne yapılmalı yazımızda anlattık.
5. "Kimin katılmadığını da takip ediyorlar."
Arkasındaki kaygı: Katılmamanın da bir bedeli olması.
Katılım oranlarının birim bazında paylaşılması ya da yöneticilerin "henüz doldurmayanlar" için ısrarcı hatırlatmalar yapması bu mite yol açar.
Ne yapılmalı: Katılımın gönüllü olduğunu söyleyin ve bunu davranışlarla destekleyin. Yöneticiler katılım oranını ekip düzeyinde takip edebilir, ama kimin katılıp kimin katılmadığını bilmemeli ve sormamalıdır.
6. "Anket, küçülme ya da işten çıkarma öncesi yapılıyor."
Arkasındaki kaygı: Anketin gizli bir amaca hizmet etmesi.
Bu mit, anketin bir yeniden yapılanma ya da küçülme döneminin hemen öncesine denk geldiği bir geçmiş deneyimden doğabilir.
Ne yapılmalı: Anketin amacını ve sonuçların neyi belirlemek için kullanılacağını baştan açıkça söyleyin. Anketi mümkün olduğunca her yıl aynı dönemde yaparak bir rutine dönüştürün; öngörülebilirlik, bu tür şüpheleri azaltır.
7. "Sonuçlar güzelleştirilip paylaşılıyor."
Arkasındaki kaygı: Yönetimin gerçeği duymak istememesi.
Yalnızca olumlu sonuçların paylaşıldığı, düşük çıkan konuların geçiştirildiği bir sunum, çalışanlara "ne yazarsak yazalım sonuç aynı" mesajını verir.
Ne yapılmalı: En düşük çıkan konuları da paylaşın. Çalışanlar sorunları zaten bilir; yönetimin bunları açıkça kabul ettiğini görmek, güveni en çok artıran şeylerden biridir. Neyin nasıl paylaşılacağını çalışan anketi sonuçlarını çalışanlarla paylaşmak yazımızda ele aldık.
8. "Anket İK'nın işi, yönetim umursamıyor."
Arkasındaki kaygı: Sonuçların karar alıcılara ulaşmaması.
Anketi yalnızca İK duyurduğunda ve sonuçlardan yalnızca İK bahsettiğinde, çalışanlar anketin İK'nın bir projesi olduğunu düşünür.
Ne yapılmalı: Anketi üst yönetimden biri duyursun ve sonuçları da üst yönetim paylaşsın. En az bir aksiyonun doğrudan üst yönetim tarafından sahiplenildiğini gösterin.
Anket kültürünüzün durumu nasıl anlaşılır?
Anket kültürü doğrudan ölçülmez, ama birçok işaretten okunabilir:
| İşaret | Zayıf anket kültüründe | Güçlü anket kültüründe |
|---|---|---|
| Katılım oranı | Düşük ya da her yıl düşüyor | Yüksek ve istikrarlı |
| Açık uçlu yorumlar | Az sayıda, kısa ve genel ifadeler | Çok sayıda, somut ve önerilerle dolu |
| Cevapların dağılımı | "Kararsızım" ve "Fikrim yok" cevapları çok yüksek | Cevaplar dağılmış, olumsuz cevaplardan kaçınılmıyor |
| Demografik sorular | Sıkça boş bırakılıyor | Büyük çoğunlukla cevaplanıyor |
| Anket dönemindeki sorular | Ağırlıkla anonimlik ve takip edilme üzerine | Ağırlıkla sonuçların ne zaman paylaşılacağı üzerine |
| Sonuçlar sonrası | Sonuçlar konuşulmuyor, "kim yazdı?" tartışmaları | Ekip toplantılarında sonuçlar açıkça konuşuluyor |
Anket dönemine özel olarak, ankete şu gibi bir önerme eklemek de faydalıdır: "Bu anketin sonuçlarına göre aksiyon alınacağına inanıyorum." Bu önermenin skoru, kurumdaki anket kültürünün en doğrudan göstergesidir ve yıllar içinde değişimi izlemenizi sağlar.
Açık iletişimle anket kültürünü değiştirmek
Anket kültürünü değiştirmenin tek bir yolu yoktur, ama hepsinin ortak noktası açık iletişimdir. Çalışanlar ne olacağını bildiğinde, tahmin yürütmeye ihtiyaç duymaz.
1. Geçmişi kabul edin
Önceki anketlerden sonra sonuçlar paylaşılmadıysa ya da söz verilen adımlar atılmadıysa, yeni ankete bunu kabul ederek başlayın. "Geçen sefer sonuçları yeterince paylaşamadık; bu sefer şunu farklı yapacağız" demek, yeni bir anket davetinden çok daha güçlü bir mesajdır.
2. Kuralları yazılı ve somut hale getirin
Anonimliğin nasıl korunduğunu, sonuçların en az kaç kişilik gruplar için raporlandığını, kimin neyi gördüğünü ve yorumlarla ne yapıldığını davet e-postasında ve anketin giriş sayfasında açıkça yazın. Çalışanların sorabileceği soruları ve cevaplarını çalışanlar anket hakkında ne soruyor yazımızda topladık.
3. Takvimi önceden duyurun ve tutun
Sonuçların ne zaman paylaşılacağını, ekip toplantılarının ne zaman yapılacağını ve aksiyonların ne zaman duyurulacağını anket başlamadan söyleyin. Sonra bu takvime uyun. Verilen bir tarihin kaçırılması, mitlerin en hızlı geri döndüğü andır.
4. "Siz söylediniz, biz yaptık" döngüsünü kurun
Aksiyonları duyururken her birinin hangi anket sonucuna cevap olduğunu açıkça söyleyin: "Ankette en düşük çıkan konu kariyer gelişimiydi; bu yüzden şunu başlattık." Bu bağlantı kurulmadığında çalışanlar yapılan değişiklikleri anketle ilişkilendirmez ve "hiçbir şey değişmiyor" mitini sürdürür.
5. Yapılmayacak olanları da söyleyin
Her talebe cevap verilemez. Bir konuda neden adım atılamayacağını açıklamak, o konuyu sessizce geçiştirmekten çok daha iyidir. Çalışanlar "hayır" cevabını, hiç cevap alamamaktan daha kolay kabul eder.
6. Yöneticileri bu sürecin parçası yapın
Anket kültürü en çok yöneticilerin davranışlarında yaşanır. Yöneticilerin sonuçları ekipleriyle nasıl konuşacağını, "kim yazdı?" sorusunun neden asla sorulmaması gerektiğini ve ekip aksiyonlarını nasıl takip edeceklerini bilmesi gerekir. Yöneticilerin ekip üzerindeki etkisini ilk kademe yönetici sorularının anatomisi yazımızda ele aldık.
7. Küçük ama görünür adımlar atın
Büyük ve uzun soluklu projeler önemlidir, ama çalışanlar sonuçlarını aylar sonra görür. Bunların yanında birkaç hafta içinde hayata geçirilebilecek küçük ve görünür adımlar, anketin bir karşılığı olduğunu hızla gösterir.
8. Anket dönemi dışında da konuşun
Anket kültürü yalnızca anket döneminde kurulmaz. Yıl içinde aksiyonların durumunu birkaç kez paylaşmak, bir sonraki anketin davetini en güçlü hale getirir.
Değişim ne kadar sürer?
Güven tek bir anketle yeniden kurulmaz. Çalışanlar ilk ankette söylenenlerin tutulup tutulmadığını izler. Genellikle, sözlerin tutulduğu iki üç anket döngüsünden sonra katılım oranında, yorum sayısında ve "Bu anketin sonuçlarına göre aksiyon alınacağına inanıyorum" önermesinin skorunda belirgin bir değişim görülür.
Bu süreçte bazı göstergelerin önce kötüleşmesi de mümkündür. Güven arttıkça çalışanlar daha önce dile getirmedikleri sorunları yazmaya başlar ve bazı skorlar düşebilir. Bu bir başarısızlık değil, cevapların daha dürüst hale geldiğinin işaretidir. Sonuçları yıllar arasında karşılaştırırken bunu hesaba katın; ayrıntılar bağlılık anketi sonuçlarını yıllar arasında karşılaştırmak yazımızda.
Sık yapılan hatalar
- Mitleri görmezden gelmek. "Böyle bir şey yok" demek mitleri yok etmez. Mitlerin ne olduğunu öğrenmek için çalışanlarla, özellikle de sahadaki ekiplerle konuşun.
- Geçmişi inkar etmek. Çalışanların yaşadığını bildiği bir olayı yok saymak, kurumun güvenilirliğini zedeler.
- Yalnızca iletişime yatırım yapmak. Açık iletişim, eylemin yerini tutmaz. Söylenenler yapılmadığında, iyi bir iletişim kampanyası mitleri daha da güçlendirir.
- Tek bir anketle sonuç beklemek. İlk ankette katılım beklenen kadar artmadıysa vazgeçmeyin. Tutarlılık, tek seferlik bir çabadan çok daha etkilidir.
- Yöneticileri hazırlıksız bırakmak. Kurumun tüm iletişimi doğru olsa bile, yanlış davranan tek bir yönetici yeni bir mitin başlangıcı olabilir.
Özetle, anket mitleri çalışanların kötü niyetinden değil, bilgi boşluklarından ve yaşanmış deneyimlerden doğar. Mitlerle tartışmak yerine arkalarındaki kaygılara cevap verin, geçmişteki eksikleri kabul edin, kuralları açıkça yazın ve sözlerinizi tutun. Anket kültürü tek bir anketle değil, tutulan sözlerle değişir.
Sık sorulan sorular
Anket kültürü nedir?
Anket kültürü, çalışanların kurumdaki anketlere ne kadar güvendiği, ne kadar dürüst cevap verdiği ve anketin bir sonuç doğuracağına ne kadar inandığıdır. Güçlü bir anket kültüründe katılım yüksektir, çalışanlar açık uçlu sorulara içtenlikle yazar ve olumsuz geri bildirim vermekten çekinmez.
Çalışanlar neden anketlerin anonim olmadığını düşünür?
Çoğu zaman kişiye özel bağlantılar, demografik sorular, küçük ekip sonuçlarının paylaşılması ya da geçmişte bir yöneticinin bir yorumun kimden geldiğini sorması gibi deneyimler nedeniyle. Anonimliğin nasıl korunduğu somut olarak anlatılmadığında çalışanlar en kötü ihtimale inanır.
Anket kültürünü değiştirmek ne kadar sürer?
Güven tek bir anketle yeniden kurulmaz. Sonuçların zamanında paylaşıldığı, görünür aksiyonların alındığı ve anonimliğin korunduğu iki üç anket döngüsünden sonra katılımda ve cevapların açıklığında belirgin bir değişim görülür.
Geçmiş anketlerden sonra hiçbir şey yapılmadıysa ne yapılmalı?
Bunu açıkça kabul etmek gerekir. Yeni ankete başlamadan önce geçmişte sonuçların yeterince paylaşılmadığını ya da söz verilen adımların atılmadığını söylemek ve bu sefer neyin farklı olacağını somut olarak anlatmak, güveni yeniden kurmanın ilk adımıdır.
