Yöneticinizi Ölçerken Neyi Ölçüyorsunuz? İlk Kademe Yönetici Sorularının Anatomisi

Çalışan anketi raporlarında sık karşılaşılan kategorilerden biri "1. yönetici"dir. Raporu okuyan herkes bu ifadeyi aynı şekilde anlamaz. Kimi şirketin bir numaralı yöneticisini, yani genel müdürü düşünür, kimi bölüm müdürünü, kimi de çalışanın her gün birlikte çalıştığı ekip liderini. Sonuçlar bu farklı okumalarla yorumlandığında, yanlış kişiler yanlış konularda aksiyon almaya başlar.

Bu yazıda "1. yönetici" kategorisinin ne anlama geldiğini, ilk kademe yönetici sorularının neyi ölçüp neyi ölçmediğini ve iyi bir yönetici önermesinin nasıl yazıldığını anlatıyoruz.

"1. yönetici" ne demek?

Çalışan anketlerinde "1. yönetici", çalışanın doğrudan bağlı olduğu, organizasyon şemasında hemen bir üst kademesindeki yöneticidir. Bu yazıda bu kişiye ilk kademe yönetici ya da doğrudan yönetici diyoruz. Pratikte bu kişi genellikle:

• Çalışana günlük işini ve önceliklerini veren,
• İzinlerini ve mesai düzenini onaylayan,
• Performans değerlendirmesini yapan,
• Çalışanın bir sorun yaşadığında ilk başvurduğu yöneticidir.

Bir uzman için bu kişi takım lideri ya da müdür olabilir; bir üretim çalışanı için ustabaşı ya da vardiya amiri; bir müdür için ise direktör. Yani "1. yönetici" bir unvan değil, bir ilişkidir: herkesin, genel müdür hariç, bir ilk kademe yöneticisi vardır.

Bu kategori çoğu ankette diğer iki yönetim kategorisinden ayrı tutulur:

Bu ayrım önemlidir, çünkü üç kategoride çıkan sonuçların sahibi farklıdır. İlk kademe yönetici sonuçları her yöneticinin kendi ekibinde atabileceği adımları gösterir; üst yönetim ve kurum sonuçları ise kurum genelinde verilmesi gereken kararlara işaret eder. Raporda "1. yönetici" yazdığında, okuyucunun bunu genel müdürle ilgili bir sonuç olarak anlaması bu sahipliği tersine çevirir.

Anket "yöneticim" derken kimi kastediyor?

Önermelerin çoğu "Yöneticim…" diye başlar. Çalışanların büyük kısmı için bu kişinin kim olduğu bellidir; ancak bazı durumlarda çalışan birden fazla kişiyi düşünebilir:

• Matris yapılar: Bir çalışan hem bağlı olduğu fonksiyonun yöneticisine hem de çalıştığı projenin yöneticisine rapor veriyor olabilir.
• Vardiyalı ve sahada çalışma: Bir üretim çalışanı için ustabaşı, vardiya amiri ve bölüm müdürü aynı gün içinde farklı roller üstlenir.
• Yönetici değişikliği: Yöneticisi birkaç hafta önce değişen bir çalışan, hangi yöneticiyi değerlendireceğinden emin olmayabilir.
• Organizasyon şeması ile günlük işin farklı olması: Kâğıt üzerinde bölüm müdürüne bağlı görünen ama işini her gün bir takım liderinden alan çalışanlar.

Bu durumlarda iki çalışan aynı önermeyi iki farklı kişi için cevaplar ve sonuçlar karışır. Bunu önlemenin yolu basittir: Yönetici bölümünün başına kısa bir tanım ekleyin. Örneğin:

Bu bölümdeki "yöneticim" ifadesi, size günlük işinizi veren, izinlerinizi onaylayan ve performans değerlendirmenizi yapan kişiyi ifade eder.

Tanımı yaptıktan sonra raporlamada da aynı tanıma göre hazırlanmış hiyerarşi verisini kullanın. Ankette çalışana "günlük işinizi veren kişi" diye sorup raporda organizasyon şemasındaki farklı bir yöneticiye göre sonuç üretmek, cevapları yanlış yöneticinin raporuna yazmak demektir. Sahada ve vardiyalı çalışan ekipler için tanımı nasıl yapacağınızı mavi yaka çalışanlara anket nasıl yapılır yazımızda da ele aldık.

İlk kademe yönetici soruları neyi ölçer?

İlk kademe yönetici kategorisi, ekibin her gün gözlemleyebildiği liderlik davranışlarını ölçer. Kurumdan kuruma isimleri değişse de bu davranışlar genellikle şu başlıklarda toplanır:

• Beklentileri netleştirmek: Yöneticim benden ne beklendiğini açıkça ifade eder.
• Geri bildirim vermek: Yöneticim bana işimle ilgili düzenli geri bildirim verir.
• Takdir etmek: Yöneticim iyi yaptığım işleri fark eder ve söyler.
• Gelişimi desteklemek: Yöneticim gelişimimle gerçekten ilgilenir.
• Adil davranmak: Yöneticim ekipteki herkese adil davranır.
• Açıklık ve güven: Fikirlerimi ve endişelerimi yöneticimle rahatlıkla paylaşabilirim.
• Ulaşılabilir olmak ve destek: Yöneticime ihtiyaç duyduğumda ulaşabilirim.
• Bilgi paylaşmak: Yöneticim kurumla ilgili gelişmeleri ekiple zamanında paylaşır.

Bir bağlılık anketinde bu başlıkların hepsine yer olmayabilir; ilk kademe yönetici kategorisi için genellikle 4–8 önerme yeterlidir. Hangi başlıkları seçeceğinize, kurumunuzda bağlılığı en çok neyin etkilediğine bakarak karar verebilirsiniz. Bunun için kilit etken analizi iyi bir başlangıçtır. Her başlık için daha fazla örnek önermeyi yönetici değerlendirme anketi soruları yazımızda bulabilirsiniz.

İlk kademe yönetici soruları neyi ölçmez?

Bir kategorinin neyi ölçtüğü kadar neyi ölçmediğini bilmek de önemlidir. İlk kademe yönetici soruları:

• Yöneticinin kişiliğini ölçmez. "Yöneticim karizmatiktir" ya da "Yöneticim iyi bir insandır" gibi önermeler, çalışanın gözlemlediği davranışı değil, yöneticiye dair genel izlenimini ölçer. Bu cevaplardan yöneticinin neyi farklı yapması gerektiği çıkmaz.
• Yöneticinin ne kadar sevildiğini ölçmez. Sevilen bir yönetici geri bildirim vermiyor olabilir; mesafeli bir yönetici ise beklentileri çok net koyuyor olabilir. Davranış odaklı önermeler bu farkı görünür kılar.
• Yöneticinin iş sonuçlarını ölçmez. Ekibin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığı performans yönetiminin konusudur. Anket, yöneticinin ekibini nasıl yönettiğine dair ekibin deneyimini ölçer.
• Yöneticinin yetkisinde olmayan kararları ölçmez. "Yöneticim ücretimi adil belirler" önermesi, ücretin kurum politikasıyla belirlendiği bir yerde yöneticiyi kontrol edemediği bir konudan sorumlu tutar. Bunun yerine yöneticinin gerçekten etkilediği davranışı sorun: "Yöneticim performansımı adil değerlendirir." Ücret konusunu ise kurum kategorisinde ölçün.

İyi bir yönetici önermesinin anatomisi

İyi yazılmış bir ilk kademe yönetici önermesinin beş özelliği vardır:

1. Öznesi nettir. "Yöneticim" ile başlar ve yukarıda tanımlanan kişiyi ifade eder. "Yöneticiler", "yönetim" ya da "amirlerimiz" gibi genel ifadeler, çalışanın kimi düşündüğünü belirsizleştirir.
2. Gözlemlenebilir bir davranışı sorar. Çalışan, cevap verirken aklına somut bir durum getirebilmelidir: bir geri bildirim görüşmesi, bir takdir anı, bir izin talebi.
3. Tek bir konuyu sorar. "Yöneticim bana geri bildirim verir ve gelişimimi destekler" iki ayrı davranışı birleştirir. Biri var, diğeri yoksa çalışan nasıl cevap vereceğini bilemez.
4. Çalışanın kendi deneyimine dayanır. "Yöneticim ekip üyelerine geri bildirim verir" yerine "Yöneticim bana geri bildirim verir" demek, çalışanın başkaları adına tahmin yürütmesini önler. Adalet gibi ekip düzeyinde anlam taşıyan konular bunun istisnasıdır.
5. Sade ve olumlu bir dille yazılır. Olumsuz ve çift olumsuz ifadeler ("Yöneticim geri bildirim vermekten kaçınmaz") cevaplamayı zorlaştırır ve skorların yorumlanmasını karıştırır.

Aşağıdaki tabloda sık karşılaşılan önermeleri ve daha iyi yazılmış hallerini görebilirsiniz:

Önerme yazarken dikkat edilecek genel kurallar için anket sorularında yapılan hatalar yazımıza da göz atabilirsiniz.

Bağlılık anketi mi, yönetici değerlendirme anketi mi?

İlk kademe yönetici davranışları iki farklı ankette ölçülebilir ve ikisinin amacı farklıdır:

• Bağlılık anketindeki yönetici kategorisi, kurum genelinde yöneticilik pratiğinin bağlılığa ne kadar katkı sağladığını gösterir. Birkaç önermeyle ölçülür ve sonuçlar birim ya da yönetici düzeyinde okunabilir.
• Yönetici değerlendirme anketi, her yöneticiye ekibinin gözünden ayrıntılı bir gelişim raporu sunar. Daha fazla önerme içerir ve genellikle liderlik gelişim programlarıyla birlikte kullanılır.

İhtiyacınız kurum genelinde bir resim görmekse bağlılık anketindeki kategori yeterlidir. Her yöneticiye kişisel bir gelişim planı çıkarmak istiyorsanız ayrı bir yönetici değerlendirme anketi daha uygundur. Bağlılık anketinin diğer kategorilerini çalışan bağlılığı anketi soruları yazımızda bulabilirsiniz.

Sonuçları okurken dikkat edilecekler

İlk kademe yönetici sonuçları anketin en hassas sonuçlarıdır; çünkü belli bir kişiyle doğrudan ilişkilidir. Okurken şunlara dikkat edin:

• Doğrudan ekip ile tüm organizasyonu ayırın. Bir direktörün raporunda iki tür sonuç olabilir: kendisine doğrudan bağlı müdürlerin onu değerlendirdiği sonuç ve organizasyonundaki tüm çalışanların kendi ilk kademe yöneticilerini değerlendirdiği sonuç. İlki direktörün kendi yöneticiliğini, ikincisi organizasyonundaki yöneticilik pratiğini gösterir. Bu ikisini karıştırmak, direktörü ekibindeki takım liderlerinin davranışlarından sorumlu tutmak anlamına gelir.
• Minimum grup büyüklüğünü uygulayın. Küçük ekiplerde yönetici sonuçları kişileri tanınır kılabilir. Belirli bir cevap sayısının altındaki ekiplerin sonuçlarını raporlamayın ya da bir üst birimle birleştirin. Ayrıntılar için çalışan anketlerinde anonimlik yazımıza bakabilirsiniz.
• Hale etkisini hesaba katın. Yöneticisiyle genel olarak iyi bir ilişkisi olan çalışan bütün yönetici önermelerine yüksek, ilişkisi kötü olan ise düşük cevap verme eğilimindedir. Bu yüzden tek tek skorlardan çok önermeler arasındaki farklara bakın: Aynı yöneticinin "beklentileri netleştirmek" skoru yüksek, "takdir etmek" skoru düşükse asıl gelişim alanı oradadır.
• Yönetici sonuçlarını ekibin diğer sonuçlarıyla birlikte okuyun. İş yükü ya da kurum politikalarıyla ilgili bir memnuniyetsizlik, yönetici skorlarına da yansıyabilir. Ekibin kurum kategorisindeki skorları da düşükse, sorunun tamamı yöneticiden kaynaklanmıyor olabilir.
• Yöneticisi yeni değişen ekipleri işaretleyin. Yöneticisiyle birkaç haftadır çalışan bir ekibin cevapları çoğu zaman yeni yöneticiden çok önceki yöneticiye ya da geçiş sürecine dairdir.

Sık yapılan hatalar

• Kategoriyi raporda açıklamadan "1. yönetici" diye adlandırmak. Rapor okuyucularının kategoriyi genel müdürle ilgili sanmasının en sık nedeni budur. Raporlarda "Doğrudan yönetici" ya da "İlk kademe yönetici" gibi açık bir ad kullanın veya kısa bir tanım ekleyin.
• Ankette "yöneticim" ifadesini tanımlamamak. Matris yapılarda ve sahada çalışan ekiplerde çalışanlar farklı kişileri değerlendirir.
• Hiyerarşi verisini güncellememek. Ankete başlamadan önce kimin kime bağlı olduğunu kontrol edin. Eski bir organizasyon şeması, cevapların yanlış yöneticinin raporuna gitmesine yol açar.
• Yönetici sonuçlarını sıralama ya da ceza aracı olarak kullanmak. Sonuçlar yöneticiler arasında bir yarışa dönüştüğünde yöneticiler ekiplerini olumlu cevap vermeye yönlendirebilir ve ölçümün değeri kaybolur.
• Sonuçları yöneticiyle konuşmamak. Raporu yalnızca e-postayla göndermek yeterli değildir. Yöneticinin sonuçlarını bir İK iş ortağıyla ya da kendi yöneticisiyle birlikte okuması ve ekibiyle paylaşması, ölçümün aksiyona dönüşmesini sağlar. Bu konuda çalışan anketi sonuçları kötü çıktığında ne yapılmalı yazımız yol gösterebilir.

Özetle, "1. yönetici" kategorisi şirketin en üst yöneticisini değil, her çalışanın her gün birlikte çalıştığı yöneticiyi ölçer ve anketin en kolay aksiyona dönüşen kategorisidir. Bunun için önce "yöneticim" ifadesinin kimi kastettiğini netleştirin, ardından kişiliği değil davranışı soran, tek bir konuya odaklanan önermeler yazın ve sonuçları her yöneticinin kendi ekibiyle birlikte okuyun.

Sık sorulan sorular