Bir kurumda önemli bir duyuru yapıldığında, iletişim ekibi genellikle e-postanın kaç kişi tarafından açıldığını bilir. Ama kaç kişinin mesajı anladığını, kaç kişinin ondan haberi bile olmadığını ya da kaç kişinin "bunu neden bizimle önceden konuşmadılar?" diye düşündüğünü bilmez. Açılma oranı ulaşımı gösterir; iletişimin işe yarayıp yaramadığını göstermez.
- İç iletişim anketi, kurum içi mesajların çalışanlara ulaşıp ulaşmadığını, anlaşılıp anlaşılmadığını ve çalışanların kendilerini duyulmuş hissedip hissetmediğini ölçer. Yalnızca "bülteni okuyor musunuz?" sorusundan çok daha fazlasıdır.
- İyi bir iç iletişim anketi beş boyuta bakar: erişim, anlaşılırlık, zamanlama, kanal uygunluğu ve çift yönlü iletişim.
- Kapsamlı bir iç iletişim anketi için yılda bir kez yeterlidir. Buna ek olarak bağlılık anketine birkaç iletişim önermesi eklemek ve büyük duyurulardan sonra kısa pulse anketler yapmak önerilir.
- Sonuçlar mutlaka kırılımlarla okunmalıdır. Ofis çalışanları için iyi çalışan bir kanal, sahada çalışanlara hiç ulaşmıyor olabilir.
İç iletişim anketi, bu boşluğu çalışanların kendi deneyimiyle doldurur. Bu yazıda iç iletişim anketinin neyi ölçtüğünü, hangi soruların sorulması gerektiğini, yılda kaç kez yapılmasının doğru olduğunu ve sonuçların nasıl okunacağını anlatıyoruz.
İç iletişim anketi neyi ölçer?
İç iletişim anketi, kurum içi iletişimin etkinliğini beş temel boyutta ölçer:
- Erişim: Çalışanlar ihtiyaç duydukları bilgiye ulaşabiliyor mu? Önemli duyurulardan haberdar oluyorlar mı?
- Anlaşılırlık: Mesajlar açık ve anlaşılır mı? Çalışanlar kurumun stratejisini ve önceliklerini kendi işleriyle ilişkilendirebiliyor mu?
- Zamanlama: Bilgi çalışanlara zamanında ulaşıyor mu, yoksa önce dedikodudan ya da dışarıdan mı duyuluyor?
- Kanal uygunluğu: Kullanılan kanallar çalışanların çalışma biçimine uygun mu? Hangi kanallar gerçekten okunuyor?
- Çift yönlü iletişim: Çalışanlar görüş ve sorularını iletebiliyor mu? İlettiklerinin bir karşılığı oluyor mu?
Bu beş boyutun yanında, bilgi yükünü (çok fazla mesaj) ve iletişimin kaynağına duyulan güveni (üst yönetim, doğrudan yönetici, kurumsal kanallar) ölçmek de faydalıdır.
İç iletişim anketi soruları
Aşağıdaki önermeler 5'li bir katılım ölçeğiyle cevaplanabilir. Kurumunuzun ihtiyacına göre her boyuttan 2–4 önerme seçerek 15–25 önermelik bir anket oluşturabilirsiniz.
Erişim
- İşimi yapabilmem için ihtiyaç duyduğum bilgiye kolayca ulaşabiliyorum.
- Kurumla ilgili önemli gelişmelerden haberdar oluyorum.
- Kurumda neler olup bittiğini takip edebiliyorum.
Anlaşılırlık
- Kurumun stratejisini ve önceliklerini anlıyorum.
- Yaptığım işin kurumun hedeflerine nasıl katkı sağladığını biliyorum.
- Kurumdan gelen mesajlar açık ve anlaşılır.
Zamanlama
- Beni etkileyen değişiklikleri zamanında öğreniyorum.
- Kurumla ilgili haberleri genellikle önce resmi kanallardan duyuyorum.
Kanal uygunluğu
- Kurum içi iletişim kanalları çalışma şeklime uygun.
- Kurumsal duyurulara iş gününün akışı içinde ulaşabiliyorum.
- Aldığım mesajların sayısı yönetilebilir düzeyde.
Çift yönlü iletişim
- Görüş ve önerilerimi iletebileceğim kanallar var.
- Üst yönetime soru sorduğumda cevap alabileceğime inanıyorum.
- Çalışanların görüşleri kurumdaki kararlarda dikkate alınıyor.
Kaynağa güven
- Üst yönetimin paylaştığı bilgilere güveniyorum.
- Yöneticim kurumla ilgili gelişmeleri ekiple zamanında paylaşıyor.
Doğrudan yöneticinin bilgi paylaşımı, çalışanlar için çoğu zaman en önemli iletişim kanalıdır. Bu konuyu ve yönetici önermelerinin nasıl yazılacağını ilk kademe yönetici sorularının anatomisi yazımızda ele aldık.
Kanal tercihi soruları
Önermelere ek olarak kanal kullanımını ve tercihini doğrudan sormak faydalıdır:
- Kurumla ilgili bilgileri en çok hangi kanaldan alıyorsunuz? (E-posta, intranet, mobil uygulama, mesajlaşma grupları, yöneticim, ekip toplantıları, panolar ve ekranlar, iş arkadaşlarım)
- Kurumla ilgili bilgileri hangi kanaldan almayı tercih edersiniz? (Aynı seçenekler)
Bu iki soruyu yan yana okumak, "kullanılan" ile "tercih edilen" kanal arasındaki farkı gösterir. Bilginin en çok iş arkadaşlarından alındığı ama yöneticiden alınmak istendiği bir tablo, yöneticilerin iletişim rolünün güçlendirilmesi gerektiğine işaret eder.
Açık uçlu sorular
- Kurum içi iletişimde değiştirmemiz gereken tek bir şey olsaydı, bu ne olurdu?
- Son dönemde öğrenmek isteyip öğrenemediğiniz bir konu var mı?
Açık uçlu soruların nasıl yazılacağını açık uçlu çalışan anketi soruları yazımızda anlattık.
İç iletişim anketi yılda kaç kez yapılmalı?
Kapsamlı bir iç iletişim anketi için yılda bir kez yeterlidir. İletişim kanallarını, alışkanlıklarını ve süreçlerini değiştirmek zaman alır; daha sık yapılan kapsamlı anketler aksiyonların etkisini göstermeye fırsat bulamadan çalışanları yorar.
Ancak yılda bir kez ölçmek, iletişimi yılda bir kez izlemek anlamına gelmemelidir. Önerilen yapı üç katmandan oluşur:
| Ölçüm | Sıklık | Kapsam |
|---|---|---|
| Kapsamlı iç iletişim anketi | Yılda bir kez | 15–25 önerme, kanal tercihi, 1–2 açık uçlu soru |
| Bağlılık anketindeki iletişim önermeleri | Bağlılık anketiyle birlikte (genellikle yılda bir ya da iki kez) | Erişim, anlaşılırlık ve çift yönlü iletişime dair 3–5 önerme |
| Duyuru ve değişiklik sonrası pulse anket | İhtiyaç olduğunda, büyük duyurulardan 1–2 hafta sonra | 3–5 soru: haberdar olma, anlaşılırlık, kaygılar |
Kapsamlı iç iletişim anketini bağlılık anketiyle aynı dönemde yapmamaya dikkat edin. İki anketi aralarında birkaç ay olacak şekilde planlamak hem yorgunluğu azaltır hem de bir anketin sonuçlarına göre alınan aksiyonların diğerinde görülmesini sağlar. Anketlerin yıl içinde nasıl planlanacağını çalışan anketi ne sıklıkla yapılmalı yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Duyuru sonrası pulse anket örneği
Bir organizasyon değişikliği, yeni bir politika ya da strateji duyurusundan sonra yapılacak kısa bir anket şu sorulardan oluşabilir:
- [Duyuru] hakkında bilgi sahibiyim.
- Bu değişikliğin nedenini anlıyorum.
- Bu değişikliğin beni nasıl etkileyeceğini biliyorum.
- Bu konuda sorularımı iletebileceğim bir kanal var.
- Bu değişiklikle ilgili aklınıza takılan bir soru var mı? (açık uçlu)
Bu tür anketlerin nasıl kurgulanacağını pulse anket soruları yazımızda bulabilirsiniz. Değişikliğin zaman içinde benimsenip benimsenmediğini ölçmek için ise değişim kalıcı mı oldu yazımıza bakabilirsiniz.
Sonuçlar nasıl okunmalı?
İç iletişim anketinin değeri, sonuçları kırılımlarla okuduğunuzda ortaya çıkar:
- Çalışma şekline göre kırın. Masa başı, saha, vardiyalı ve uzaktan çalışanların erişim skorları genellikle birbirinden çok farklıdır. Kurum geneli ortalama iyi görünürken sahadaki çalışanlar önemli duyurulardan hiç haberdar olmuyor olabilir.
- Kanal ve grup tablosu çıkarın. Her çalışan grubunun bilgiyi en çok hangi kanaldan aldığını ve hangisini tercih ettiğini bir tabloda gösterin. Bu tablo, hangi kanala yatırım yapılacağına dair en somut veridir.
- Yönetici etkisini ayırın. Aynı kanalları kullanan iki birim arasında belirgin bir fark varsa, fark büyük olasılıkla yöneticilerin bilgiyi ekipleriyle paylaşma biçiminden kaynaklanıyordur.
- Açık uçlu cevaplarda tekrar eden konuları arayın. Çalışanların "öğrenmek isteyip öğrenemediği" konular, bir sonraki dönemin iletişim gündemini doğrudan belirler.
- Bağlılık sonuçlarıyla birlikte okuyun. Anlaşılırlık ve çift yönlü iletişim skorları düşük olan birimlerin bağlılık skorları da genellikle düşüktür. Hangi iletişim önermelerinin bağlılığı en çok etkilediğini görmek için kilit etken analizi kullanabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Yalnızca kanalları ölçmek. "Bülteni okuyor musunuz?" sorusu bir kanalın kullanımını gösterir, iletişimin etkisini göstermez. Anlaşılırlık ve çift yönlü iletişim boyutlarını mutlaka ekleyin.
- Anketi yalnızca e-postayla göndermek. Kurumsal e-postası olmayan ya da onu düzenli kullanmayan çalışanlar, iç iletişimin en zayıf olduğu grubu oluşturur ve e-postayla gönderilen bir ankette en az temsil edilen grup da olurlar. SMS, QR kod ya da kiosk gibi alternatifleri kullanın. Bu konuda mavi yaka çalışanlara anket nasıl yapılır yazımız yol gösterebilir.
- Sonuçları iletmemek. İç iletişim anketinin sonuçlarını iletmemek, ölçtüğünüz konuda başarısız olduğunuzu gösterir. Sonuçları ve alınacak aksiyonları çalışanlarla paylaşın.
- Her şeyi tek seferde değiştirmeye çalışmak. Sonuçlardan en önemli bir iki konuyu seçin, o konularda görünür değişiklikler yapın ve bir sonraki ölçümde etkisini izleyin.
Özetle, iç iletişim anketi mesajların ulaşıp ulaşmadığını değil, anlaşılıp anlaşılmadığını ve çalışanların kendilerini duyulmuş hissedip hissetmediğini ölçer. Kapsamlı ölçümü yılda bir kez yapın; arada bağlılık anketindeki birkaç önerme ve büyük duyurulardan sonraki kısa pulse anketlerle durumu izleyin. Sonuçları mutlaka çalışma şekline göre kırarak okuyun.
Sık sorulan sorular
İç iletişim anketi nedir?
İç iletişim anketi, kurum içi iletişimin etkinliğini çalışanların gözünden ölçen bir ankettir. Bilginin çalışanlara zamanında ve anlaşılır şekilde ulaşıp ulaşmadığını, hangi kanalların tercih edildiğini ve çalışanların görüşlerini iletebildiklerini düşünüp düşünmediklerini ortaya koyar.
İç iletişim anketi yılda kaç kez yapılmalı?
Kapsamlı bir iç iletişim anketi için yılda bir kez yeterlidir. Ara dönemlerde bağlılık anketindeki iletişim önermeleri ve büyük bir değişiklik ya da duyuru sonrasında yapılan 3–5 soruluk pulse anketler ile durum izlenebilir. Daha sık kapsamlı anket yapmak, aksiyon almaya fırsat bırakmadan anket yorgunluğu yaratır.
İç iletişim anketinde kaç soru olmalı?
Kapsamlı bir iç iletişim anketi için 15–25 kapalı uçlu soru ve 1–2 açık uçlu soru yeterlidir; bu da yaklaşık 5–8 dakika sürer. Bir duyurunun etkisini ölçen pulse anket için ise 3–5 soru yeterlidir.
İç iletişim anketi ile bağlılık anketi arasındaki fark nedir?
Bağlılık anketi çalışanların kuruma bağlılığını ve bunu etkileyen tüm etkenleri ölçer; iletişim bu etkenlerden yalnızca biridir. İç iletişim anketi ise iletişimin kendisine odaklanır ve kanal, içerik ve zamanlama düzeyinde ayrıntılı bilgi verir.
İç iletişim anketi anonim mi olmalı?
Evet. Özellikle üst yönetimin iletişimine güven ve görüşlerin dile getirilebilmesi gibi konularda dürüst cevap alabilmek için anket anonim olmalı ve küçük gruplar raporlanmamalıdır.
